La préparation à l'audit externe en Ouzbékistan évite les mauvaises surprises le jour où les auditeurs, le siège ou un prêteur viennent voir votre entrepôt. Notre équipe vous aide à repérer les points faibles à l'avance, à mettre vos documents en ordre et à préparer vos collaborateurs.
Un contrôle à blanc de votre entrepôt
Nous commençons par jouer le rôle de l'auditeur. Nous contrôlons l'entrepôt avec les mêmes questions que lui, et nous vous remettons la liste de ce qui poserait problème : stocks introuvables, documents manquants, emplacements mal identifiés, droits d'accès excessifs.
Mieux vaut découvrir ces points avec nous, dans un cadre constructif, que devant un auditeur externe ou un représentant du siège dont la mission est de les relever.
Ce contrôle à blanc est aussi l'occasion de tester vos données : un état de stock qui ne se rapproche pas du comptage physique, ou une liste d'articles impossible à extraire rapidement du système, sont des difficultés que l'auditeur remarquera tout de suite.
Documents, enregistrements et équipes
Une grande partie des difficultés d'un audit vient de la documentation. Nous vérifions que les pièces justificatives existent, qu'elles sont retrouvables rapidement et qu'elles correspondent aux saisies du système.
- Classement des bons de réception, de sortie et des mises au rebut
- Procédures écrites à jour et connues des équipes
- Concordance entre le stock physique et les données du système
- Identification claire des emplacements et des zones à part
- Personne référente pour répondre aux auditeurs
Préparer les personnes autant que les papiers
Les opérateurs et les responsables doivent comprendre ce qui sera demandé et pourquoi. Nous organisons un point avec vos équipes, nous expliquons le déroulement d'un audit et nous recommandons de répondre simplement, avec des faits, sans improviser.
Nous ne vous conseillons jamais de masquer un problème. L'objectif est de corriger ce qui peut l'être avant la visite et d'expliquer clairement ce qui ne le peut pas.
Si votre siège ou votre prêteur a communiqué la liste de ses demandes, nous la reprenons point par point et nous préparons une réponse pour chacun. Si ce n'est pas le cas, nous vous aidons à anticiper les questions les plus probables selon le type d'entrepôt et de marchandise.
Enfin, nous vous recommandons de désigner un interlocuteur unique pour la visite : il accompagne les auditeurs, centralise les demandes de documents et évite que chaque question ne dérange une équipe différente. Cette simple organisation fait gagner du temps à tout le monde.
Un plan d'actions avant la date limite
Nous vous remettons un plan d'actions hiérarchisé, avec ce qu'il faut régler en priorité. Pour les questions de comptabilité ou de réglementation locale, nous vous invitons à vous appuyer sur votre comptable ou votre auditeur local.
Ce que vous recevez
- Rapport de contrôle à blanc en français ou en anglais
- Liste des points susceptibles de poser problème aux auditeurs
- Plan d'actions hiérarchisé avec les priorités avant la date limite
- Liste des documents à rassembler et à classer
- Séance de préparation avec vos équipes d'entrepôt, sur demande
Questions fréquentes
À quel moment vaut-il mieux commencer la préparation ?
Le plus tôt possible. Les corrections de stock et de documents demandent du temps, surtout si plusieurs services sont concernés.
Intervenez-vous pendant l'audit externe lui-même ?
Nous pouvons vous assister avant et, si vous le souhaitez, pendant la visite, pour répondre aux demandes de données. Nous ne remplaçons pas vos auditeurs.
Pouvez-vous préparer un contrôle demandé par un prêteur ?
Oui. Indiquez-nous ce que le prêteur demande de vérifier, et nous adaptons le contrôle à blanc à ces exigences.