Закрытие года: склад и акты сверки вместе

В последнюю неделю декабря обычно повторяется одна и та же картина: кладовщик начинает годовой пересчёт, а бухгалтер рассылает контрагентам акты сверки. Два дела идут независимо друг от друга, и в январь переходят две разные цифры: товар, пересчитанный на складе, и долг, записанный в актах. Если они не совпадают, новый год начинается с разницы во входящем остатке, и эта разница весь год возвращается в каждом акте. Ниже — план, как закрыть склад и расчёты вместе.

Почему закрывать нужно вместе

Долг рождается из движения товара. Если в конце года на складе лежит партия от поставщика, не принятая к учёту, пересчёт покажет излишек, а в акте сверки её как долга нет. И наоборот: документ проведён, а товар ещё в пути, поэтому в книге он есть, на складе нет. Когда два дела делаются отдельно, каждое находит свою разницу, но их связь никто не видит. Когда вместе, один документ объясняет и остаток, и долг.

Обязательность годового пересчёта, сроки и формы отчётности заранее уточните у своего бухгалтера: они могут отличаться в зависимости от типа организации и налогового режима.

План на декабрь

1. Конец ноября: составьте список контрагентов. В начале списка пусть стоят те, у кого большой долг, есть комиссионный товар и неподписанные акты.
2. Первая декада декабря: назначьте дату отсечки и дни пересчёта. Письменно предупредите команду, что документы нужно вносить до этой даты вовремя.
3. Середина декабря: предварительная сверка. Найдите расхождения с начала года до даты последнего подписанного акта и начните исправлять. Тогда на конец года останутся лишь последние недели.
4. Третья декада декабря: пересчёт на складах, в местах комиссии и по товару в пути.
5. Дни после даты отсечки: отправьте акты на эту дату, сравните с итогами пересчёта, запишите расхождения.
6. Начало января: закройте расхождения, подпишите акты, проверьте входящие остатки на новый год.

Чаще всего ошибка в третьем шаге. Если оставить всё на 28–31 декабря, бухгалтер контрагента может уйти в отпуск, а перед праздниками добиться ответа сложнее.

С кого начинать

Со всеми контрагентами с одинаковой скоростью не получится. Идите в таком порядке:

• контрагенты с самым большим долгом или кредиторской суммой: их ошибка сильнее всего влияет на итог;
• контрагенты с комиссионным товаром: он входит в пересчёт, поэтому его нужно посчитать до акта;
• те, чьи акты в прошлом периоде остались неподписанными или спорными;
• остальные: отправьте им акт массово и занимайтесь только теми, чей ответ не совпал.

Если времени не хватает, доведите до конца первую часть списка до закрытия года, остальное оставьте на январь. Но запишите это: после закрытия должно быть видно, кто остался непроверенным.

Дата отсечки и документы конца года

Всё привязывается к одной дате, обычно 31 декабря. Больше всего споров дают документы, оформленные 29–31 декабря или внесённые в первые дни января этой же датой. Правило простое: дату документа определяет день отгрузки или приёмки, а не день ввода в программу. Товар, пришедший после даты отсечки, относится к новому году, а товар в пути записывается отдельной строкой. С возвратами так же: товар, физически вернувшийся в декабре, но оформленный в январе, даёт расхождение, поэтому список таких возвратов лучше составить заранее.

Условный пример

В компании 40 контрагентов. На 6 из них приходится основная часть долга, у 3 лежит комиссионный товар. 5 декабря составлен список этих девяти, до 15 декабря с ними проведена предварительная сверка, 22–24 декабря прошёл пересчёт. Остальным 31 контрагенту акты на дату отсечки отправили в первые дни января. В итоге в первую неделю января вопрос с крупными контрагентами закрыт, а ответы остальных приходят по очереди.

Вывод

Закрыть год — значит свести пересчитанный товар и долг контрагентов к одному дню. Если делать оба дела вместе, новый год начнётся с чистого входящего остатка, иначе старая разница вернётся уже в первом акте года. SkladQarz пересчитывает товар на складе и в местах комиссии в конце года, сверяет результат со взаиморасчётами с контрагентами и записывает расхождения в реестр с причиной, документом и ответственным.