Единая дата сверки: зачем привязывать склад к одному дню

Склад пересчитали 28-го числа, а акт составили на 31-е. Две цифры никогда не совпадут, потому что за три дня на склад и приходил, и уходил товар. Это не ошибка, а разница дат. Но бухгалтер вполне может принять её за недостачу и потратить несколько дней впустую. Единая дата сверки заранее снимает эту путаницу. Ниже — как выбрать дату, как отделить документы после неё и что делать, если пересчёт прошёл раньше.

Почему именно одна дата

Пересчёт — это «снимок» склада: он показывает, сколько товара было только в тот момент. Остаток в акте сверки тоже относится к определённой дате. Если дат две, все приходы и расходы между ними выглядят как расхождение. Поэтому пересчёт, остаток в книге и акт контрагента нужно привести к единой дате отсечки, иначе само сравнение теряет смысл. Особенно это заметно на комиссионном товаре: он лежит на складе контрагента, а тот мог назначить свой пересчёт и акт на другой день. Если все три источника не привязаны к одной дате, разница между ними вообще перестаёт быть чьей-то ошибкой.

Как выбрать дату

• Обычно берут последний день периода: конец месяца, квартала или года. Акт контрагента тоже составляется на эту дату.
• Укажите ещё и время: конец рабочего дня или следующее утро до начала работы. «Конец дня» для одного 18:00, а для другого 20:00.
• Выберите для пересчёта удобный момент, когда движения мало. Вечером или в выходной считать проще.
• Заранее согласуйте дату отсечки с контрагентом, особенно если комиссионный товар лежит на его складе.
• Если конец месяца выпал на выходной, пересчитайте склад днём раньше или позже, а остаток на дату отсечки восстановите по документам.

Документы после даты отсечки

Документы, внесённые после даты отсечки, относятся к следующему периоду. Но если товар отправлен до даты, а документ оформлен позже, возникает вопрос. Для этого ведите два списка:

• список «после даты»: документы с датой позже отсечки, в акт они не входят;
• список «пограничных документов»: товар двигался до даты, а оформлен документ позже. Все такие позиции согласуются с контрагентом и записываются с пояснением.

Товар в пути тоже попадает в этот список. В день пересчёта кладовщик пусть запишет номер и время последнего приходного и последнего расходного документа: дальше все считают от этого номера.

Если пересчёт прошёл раньше

Не всегда удаётся совместить пересчёт с датой отсечки: склад работает, счётчики назначены на другой день, а на склад контрагента пускают только в согласованное время. Тогда остаток пересчитывают вперёд или назад: к результату пересчёта прибавляют приход после него и вычитают расход. Главное, чтобы документы этого промежутка были полными и расчёт сохранился с пояснением, иначе контрагент не сможет его проверить.

Пример. На складе 28-го числа провели пересчёт: 500 штук. В учётной книге остаток на 31-е число — 480 штук. Если сравнить напрямую, не хватает 20 штук, а при цене 200 000 сумов за штуку это 4 млн сумов. Но между 29-м и 31-м числами пришло 40 штук и ушло 60. Считаем: 500 + 40 − 60 = 480. Цифры совпали, недостачи нет. Будь дата не одной, появилось бы ложное расхождение на 4 млн сумов, и на его поиск бухгалтер с кладовщиком потратили бы несколько часов. Такой расчёт полезно держать в таблице: результат пересчёта, приход, расход, остаток на дату отсечки, остаток по книге и разница лежат в отдельных колонках.

Типичные ошибки

• Взять для пересчёта и акта разные даты и не записать это в документе.
• Не остановить движение на складе во время пересчёта и не записать время.
• Включить документ после даты отсечки в период.
• Не знать, что контрагент составляет акт на другую дату.

Вывод

Единая дата отсечки — самая дешёвая защита сверки: ложные расхождения исчезают, а настоящие становятся заметны. SkladQarz приводит документы к одной дате, затем пересчитывает товар на складе и в местах комиссии, построчно сводит его с книгой и данными контрагента и записывает расхождения с причинами в реестр.