Как остаток на складе влияет на сумму долга

Остаток на складе и долг кажутся двумя разными цифрами: одна про товар, другая про деньги. На самом деле это два конца одной цепочки. Долг рождается из движения товара: принятый товар увеличивает долг перед поставщиком, отгруженный покупателю увеличивает его долг, а возвращённый уменьшает оба. Поэтому ошибка в остатке незаметно переходит в сумму долга и потом проявляется в акте сверки как расхождение с контрагентом. Ниже — как работает эта связь и как проверить её таблицей.

Как устроена цепочка

Цепочка состоит из четырёх звеньев: реальное движение товара, документ, который его записал, остаток в книге, который выводится из документа, и долг, который считается по тому же документу. Если документ совпадает с реальностью, и остаток, и долг верны. Если в документе 100 штук, а на самом деле двигалось 90, остаток в книге ошибётся на 10 штук, а долг на стоимость 10 штук. Пересчёт показывает реальность в первом звене, поэтому он самый надёжный способ проверки долга.

Ошибка работает в обе стороны. На стороне поставщика она ведёт к переплате: вы платите за товар, который не пришёл, или признаёте лишний долг. На стороне покупателя начинается спор из-за неверно посчитанного долга: если реально отгружено меньше, чем указано в документе, часть долга не подкреплена товаром, и взыскать её нельзя. В обоих случаях ошибка видна не в день внесения документа, а в день сверки акта.

Четыре типичных перехода

1. При приёмке пришло меньше, а документ внесён полностью. В книге остаток завышен, долг перед поставщиком тоже: вы числитесь должником за товар, которого не получили. При пересчёте выявляется недостача.
2. При отгрузке загружено меньше, чем в документе. Долг покупателя завышен, остаток в книге занижен, а на складе лишний товар. Покупатель говорит «получил меньше» и прав.
3. Возвращённый товар лежит на складе, а документ не оформлен. При пересчёте излишек, долг покупателя тоже завышен.
4. Комиссионный товар смешан со своим. При пересчёте излишек, а чужой товар может попасть не на тот учёт или в расчёт долга.

В первых трёх случаях разница возникает из движения с контрагентом, поэтому меняется сумма долга. В четвёртом она влияет не на долг, а на категорию учёта.

Таблица проверки

По каждой строке с разницей при пересчёте заполняйте в Excel таблицу. Колонки: товар, цена, остаток по книге, пересчёт, разница (шт.), разница (сумы), причина, документ, влияние на долг.

К каждой строке задайте один вопрос: разница возникла из движения с контрагентом (приёмка, отгрузка, возврат) или она внутренняя (брак, хищение, ошибка подсчёта, путаница похожих позиций)? В первом случае меняется долг и нужно разговаривать с контрагентом. Во втором долг не меняется, убыток остаётся у вас, а решать его нужно внутренним порядком.

Заполняйте таблицу начиная с самых крупных сумм: нередко несколько строк дают основную часть всей разницы. Пока сумма разниц по строкам не равна общей недостаче, работа не закончена, а необъяснённая часть стоит отдельной строкой.

Условный пример

Цена товара 40 000 сумов. По книге 600 штук, по пересчёту 525. Недостача 75 штук, то есть 3 000 000 сумов. Таблица показывает:

• 40 штук: в партии поставщика при приёмке пришло меньше, акт не составлен. 1 600 000 сумов лишних в долге перед поставщиком, поэтому подаётся возражение;
• 30 штук: списанный без документа или негодный товар. 1 200 000 сумов внутренних потерь, на долг не влияют;
• 5 штук: перепутаны с похожей позицией. 200 000 сумов, закрываются после повторного пересчёта позиций.

В итоге одна тревога «не хватает 75 штук» распалась на три разных дела. К контрагенту относится только одно, остальное вопрос внутреннего порядка. Поставщику уходит не письмо «проверьте долг», а точное сообщение: номер партии, 40 штук, 1 600 000 сумов и отсутствие акта приёмки. На такое письмо ответить гораздо проще.

Типичные ошибки

• Считать разницу при пересчёте проблемой склада и не связывать её с долгом.
• «Выравнивать» недостачу в программе: причина пропадает, а долг остаётся неверным.
• Признавать долг в акте контрагента, не проверив остаток.
• Не составлять акт, когда при приёмке пришло меньше.

Вывод

Остаток и долг неразделимы: ошибка в одном видна в другом, поэтому проверять их нужно вместе. SkladQarz проверяет долг по движению товара, собирает сумму заново не только по акту, но и по документам приёмки, отгрузки и возвратов, и записывает расхождения между книгой и остатком на складе с причиной в реестр.