Негодный товар и сверка: что сделать до списания

Партия от поставщика вскрыта, а внутри разбитый, подмоченный или просроченный товар. Кладовщик откладывает его в сторону, а бухгалтер говорит: «спишем, и дело с концом». Это самый удобный и самый опасный путь. За тихо списанный товар вы всё равно заплатите полную цену, а поставщик останется в неведении. Потом в акте сверки у одной стороны возврат есть, у другой нет. Ниже — что сделать с негодным товаром до списания.

Чем опасно тихое списание

Списание уменьшает только остаток на складе. Долг перед поставщиком остаётся прежним, потому что по документам он отгрузил всю партию. Возможны два варианта:

• вы списали товар, а долг не изменился: вы платите за негодный товар, и предъявить претензию поставщику становится труднее, потому что срок на претензии по качеству, указанный в договоре, может пройти;
• вы оформили у себя возврат, а поставщик его не принял: ваш долг уменьшился, а у него нет, и в акте сверки появилась разница.

В обоих случаях причина одна: нет согласия и документа со стороны поставщика.

Порядок действий

1. Сразу отделите негодный товар. Положите отдельно, наклейте этикетку «брак» и не смешивайте с обычным товаром.
2. Сделайте фото и видео: товар, этикетка партии, упаковка, дата приёмки. Запишите номер приходного документа.
3. Составьте акт о негодном товаре. Его должны подписать минимум два-три человека: кладовщик, бухгалтер или ответственный за закупки, руководитель. В акте указываются товар, количество, дефект и приходный документ.
4. Отправьте поставщику письменное уведомление: с копией акта и фото. Сначала проверьте срок предъявления претензий по качеству в договоре или в документе приёмки.
5. Согласуйте решение: замена, возврат с закрытием долга, снижение цены или списание по соглашению.
6. В учёте отражайте только после того, как есть договорённость и документ. Накладная возврата оформляется датой, когда товар реально отправлен.
7. В акте сверки негодный товар должен стоять отдельной строкой со статусом: «уведомлён», «возврат согласован», «ожидается замена».

Как списывать и отражать это в налоговом учёте именно в вашей организации, уточните у бухгалтера.

Кто отвечает в каком случае

Если товар испортился уже во время хранения у вас, ситуация другая: это риск не поставщика, а ваш. Поэтому состояние на момент приёмки лучше фиксировать как можно точнее. Внешний осмотр при приёмке и запись в приходном документе потом позволяют доказать, что товар пришёл к вам именно в таком состоянии. Если дефект скрытый, то есть виден только при вскрытии, сообщите сразу после обнаружения. Сделайте правилом вскрывать при приёмке одну-две коробки из каждой партии: это занимает несколько минут, зато заранее закрывает возражение «товар испортился у вас», которое иначе возникнет через месяц.

Если поставщик не признаёт дефект

Поставщик может отказаться: «от нас ушло хорошим, у вас испортилось». В этом случае не спешите списывать товар. Во-первых, сохраните товар и его упаковку: это доказательства. Во-вторых, соберите документы на момент приёмки (накладную, документ о качестве, запись о приёмке на складе, фото) и покажите, когда был обнаружен дефект. В-третьих, при необходимости рассмотрите независимую экспертизу; её порядок и расходы уточните по договору вместе с юристом. В-четвёртых, пока спор не решён, покажите эту сумму в акте сверки отдельной «спорной» строкой: она остаётся в составе долга, но ваше возражение зафиксировано.

Условный пример

От поставщика пришло 80 коробок плитки по 140 000 сумов за коробку. При вскрытии в 6 коробках плитка разбита. Кладовщик положил коробки отдельно, сделал фото, составлен акт с тремя подписями. Поставщику сообщили в тот же день. Он согласовал кредит-документ на 840 000 сумов за 6 коробок. Накладная возврата оформлена в день отправки. В итоге в обеих книгах долг уменьшился на 840 000 сумов и разницы в акте нет. Если бы товар тихо выбросили, эти 840 000 сумов ушли бы в оплату.

Вывод

В работе с негодным товаром важна последовательность: отделить, зафиксировать, составить акт, уведомить поставщика, договориться и только потом отражать в учёте. Если порядок нарушить, вы либо потеряете деньги, либо получите разницу в акте. SkladQarz сопоставляет возвращённый и списанный товар с документами поставщика и записывает несовпавшие строки в реестр расхождений с причиной.