Смена сотрудника: как передать расчёты с контрагентами

Когда уходит бухгалтер или менеджер по продажам, компания обычно думает о передаче накладных и паролей. Но самая дорогая потеря в другом: вместе с сотрудником уходят полуустные договорённости с контрагентами, устные обещания и привычка «мы обычно делаем так». Приходит новый человек, а контрагент требует исчезнувшую скидку или прежнюю разрешённую задержку, и акт не сходится. Ниже — порядок передачи расчётов с контрагентами при смене сотрудника и акт сверки.

Что может потеряться

• Устные договорённости: скидка, бонус, отсрочка платежа, согласие на возврат.
• Какие акты отправлены, какие остались без ответа, с каким контрагентом идёт спор.
• Контакты контрагента: кому звонить, кто подписывает акт, в каком Telegram-чате идёт переписка.
• Товар в пути, ожидаемые возвраты, не до конца оформленные документы.
• Доступ к программе, ключ электронной подписи, отчётные таблицы и личные файлы Excel.

Многое из этого хранится в голове сотрудника или в его личном телефоне, поэтому список передачи должен быть письменным.

Список передачи

1. По каждому контрагенту остаток на дату ухода: выписка из программы или проект акта.
2. Состояние актов: отправлен, подписан, ожидается ответ, спорный.
3. Открытый реестр расхождений: каждое расхождение, причина, ответственный и срок.
4. Перечень устных договорённостей. Сотрудник записывает их, а контрагент письменно подтверждает (по электронной почте).
5. Контакты контрагентов: имя, должность, телефон, к кому по какому вопросу обращаться.
6. Дела в процессе: грузы в пути, ожидаемые возвраты, корректирующие документы, отложенные сверки.
7. Список комиссионного товара и место, где он находится.
8. Права доступа: программа, почта, мессенджеры и электронная подпись. Передайте их новому ответственному, права уходящего сотрудника закройте. Порядок перевыпуска или отзыва ключа электронной подписи уточните у бухгалтера и в соответствующей службе.

Порядок

1. Руководитель назначает нового ответственного и дату передачи.
2. Уходящий сотрудник заполняет список, новый ответственный задаёт вопросы.
3. С самыми важными контрагентами на дату передачи проводится акт сверки. Тогда остаток не превращается в спор между двумя сотрудниками.
4. Составляется акт передачи, подписываемый двумя сотрудниками и руководителем.
5. Контрагентам отправляется письменное уведомление о новом ответственном: имя, телефон, полномочия.
6. Права ушедшего сотрудника удаляются, пароли меняются.

По возможности сотрудники должны проработать вместе одну-две недели. В это время познакомьте нового ответственного с самыми сложными контрагентами. Если сотрудник ушёл внезапно, основными источниками станут почта компании, история программы и переписка с контрагентами, а текущий остаток и договорённости придётся уточнять у самих контрагентов. Кадровую сторону увольнения выясняйте отдельно с кадровой службой.

В первый месяц после передачи новый ответственный пусть каждую неделю проверяет остатки по трём-четырём самым важным контрагентам. Если появляется вопрос, должна быть возможность позвонить ушедшему сотруднику: это лучше заранее прописать в договорённости. Каждая неясность, найденная в первый месяц, добавляется в список передачи.

Уведомление контрагента

О новом ответственном контрагент должен узнать от компании, а не от ушедшего сотрудника. Достаточно короткого письма:

Уважаемый партнёр, с 1 марта ответственным по вопросам взаиморасчётов назначен (имя, телефон). Условия, согласованные с прежним ответственным, остаются в силе; для их письменного подтверждения мы направим вам список. Просим вместе рассмотреть акт сверки по текущему остатку.

Это письмо делает две вещи: даёт контрагенту новый канал связи и создаёт повод письменно подтвердить устные договорённости. Если контрагент отвечает «такой договорённости не было», это тоже полезно: разница выявляется при передаче, а не в конце квартала.

Условный пример

Менеджер по продажам работал с 15 контрагентами и ушёл. Трём контрагентам он устно пообещал скидку: при обороте свыше 30 млн сумов в месяц — 3 процента. Новый менеджер об этом не знал. В конце квартала от контрагента пришёл акт со скидкой, а в нашей книге её не было. Возникло расхождение. Если бы был список передачи, скидку можно было бы заранее записать и получить письменное подтверждение контрагента, а расхождение стало бы видно сразу при передаче дел, а не в конце квартала.

Вывод

Смена сотрудника — опасный момент для расчётов с контрагентами, но список, акт сверки на дату и письменное уведомление превращают её в обычную передачу дел. Главное — всё, что хранилось устно, записать. SkladQarz проводит сверку взаиморасчётов с контрагентами на дату передачи: остаток, реестр расхождений и проект акта, готовый к подписи, передаются новому ответственному в готовом виде.