Семь тревожных признаков в расчётах с контрагентом

Крупный долг обычно возникает не внезапно. За несколько месяцев о нём сообщают мелкие сигналы: неподписанный акт, задержка платежа, растущие возвраты. Эти сигналы видны в самих расчётах, но по отдельности ни один не кажется опасным. Вместе же они говорят, что пора пересмотреть доверие к контрагенту. Ниже — семь тревожных признаков в расчётах и способы на них отвечать.

Семь признаков

1. Акт не подписывается. Контрагент два периода подряд откладывает «подпишем позже» или не отвечает. Долг растёт без подтверждения.
2. Срок оплаты растягивается. Раньше контрагент задерживал на 10 дней, теперь на 25, в следующем месяце на 40. Одна задержка может быть случайностью, а растущая — это направление.
3. Платежи не привязаны к документам. Деньги приходят «на общий счёт», и не указано, за какую накладную. Из-за этого неясно, какие документы закрыты.
4. Растут возвраты. Особенно если число возвратов вырастает ближе к концу месяца или к сроку платежа: это может говорить не о проблеме с товаром, а о проблеме с деньгами.
5. Каждый месяц мелкие споры. В один месяц цена, в другой дата, в третий количество. Каждый спор небольшой, но повод задержать платёж есть всегда.
6. Резко изменился состав заказов. Контрагент просит значительно больший объём без оплаты или быстро поднять лимит отсрочки.
7. Изменились контакты. Сменился контактный человек, не отвечает телефон, поменялся принимающий, или в документах стало иначе указываться юридическое лицо.

Ни один из этих признаков сам по себе не доказывает, что у контрагента трудности. Они лишь побуждают обратить внимание. Сигналы обычно разбросаны по разным людям: акт у бухгалтера, задержки платежей у кассира, возвраты у кладовщика, состав заказов у отдела продаж. Никто не видит всё сразу, поэтому их нужно собрать в одном списке.

Простая система баллов

Присвойте каждому контрагенту простую внутреннюю оценку: за каждый признак по 1 баллу. Ноль или один балл — зелёный: работаем как обычно. Два или три — жёлтый: внимание усиливается. Четыре и больше — красный: решение принимает руководитель. Это не официальный документ, а внутренний сигнал. Его можно вести в простой таблице: контрагент, число признаков, дата, ответственный. Главное — просматривать его раз в месяц, перед сверкой.

Что делать при появлении признака

1. Пересоберите долг по документам. Таблица по накладным, возвратам и платежам должна быть готова: если возникнет спор, у вас будут точные цифры.
2. Запросите подписание акта письменно и назначьте срок.
3. Потребуйте привязывать платежи к документам: по какой накладной или договору каждый платёж.
4. Рассмотрите ограничение новых поставок лимитом отсрочки или предоплатой.
5. Покажите руководителю: чтобы решение не было личным, с таблицей и баллами.

По правовым мерам консультируйтесь с юристом: задача не наказать контрагента, а защитить свои деньги и документы.

Условный пример

Контрагент два месяца не подписывает акт, задержка платежа выросла с 10 до 35 дней, возвраты копятся в конце месяца. Три балла: жёлтый. Бухгалтер составляет таблицу и отправляет контрагенту письменный запрос, а отдел продаж оставляет новый заказ в пределах лимита отсрочки. Через две недели контрагент присылает подписанный акт и график платежей, признаки исчезают. Если бы этих мер не было, долг ещё два месяца рос бы незамеченным.

Типичные ошибки

• Не проверять крупного контрагента, потому что «мы ему доверяем».
• Смотреть на рост продаж и не смотреть на состояние оплаты.
• Различать признаки только устно, не записывая.
• Относиться ко всем одинаково: аккуратный плательщик и просрочивающий получают один и тот же лимит.

Вывод

Проблемы в расчётах с контрагентом обычно заметны заранее. Если собрать в один список акты, задержки, возвраты, споры и изменения в контактах, до того как долг вырастет, остаётся время действовать. SkladQarz проверяет долги поставщиков и покупателей по движению товара, ведёт реестр расхождений и передаёт короткое письменное заключение со следующими шагами по контрагенту.