Закупка, приёмка и учёт в одних руках: как разделить функции

В небольшой компании один человек часто делает всё: общается с поставщиком, заказывает товар, принимает его на складе, вносит документ в программу и даже утверждает платёж. Это удобно и быстро, но рискованно. Если ошибка случилась, её никто не заметит. Если есть недобросовестность, поймать её некому. Дело не в недоверии к сотруднику: даже самый честный человек устаёт и ошибается. Ниже — правило разделения функций и как применять его в малой команде.

Какие функции нужно разделять

В цепочке товара четыре функции, и в идеале они лежат на разных людях:

• заказ: что, у кого и по какой цене брать;
• приёмка: проверка количества и состояния при поступлении на склад;
• учёт: внесение документа в программу и ведение долга;
• оплата: разрешение на перевод денег.

Если все эти функции собраны у одного человека, возникают риски: оплата по документу на товар, который не пришёл, запись непринятого товара как принятого, завышение цены, оплата несуществующему поставщику, а также простое непроизвольное упущение ошибки. Всё это не обязательно злоупотребление, чаще это просто отсутствие второго взгляда.

Таблица ролей

Пример хорошего распределения:

1. Менеджер по закупкам делает заказ и договаривается о цене, но не принимает товар и не платит.
2. Кладовщик принимает товар, пересчитывает его и подписывает приходный документ, но не оформляет заказы.
3. Бухгалтер вносит приходный документ в программу и ведёт долг, но не заходит на склад.
4. Руководитель или финансовый ответственный утверждает платёж, сверив заказ и приёмку.

При таком порядке каждый товар проходит через три пары рук: заказывающий, принимающий и учитывающий. Если они сделают разные выводы, расхождение видно сразу.

Таблицу ролей лучше сделать письменной, и каждый сотрудник должен ознакомиться со своей частью под подпись. Новый человек читает её в первый же рабочий день. Если правило существует только устно, оно нарушается при первом срочном заказе: «сейчас некогда, я сам приму».

Что делать в малой компании

Если людей мало, полностью разделить не получится. Тогда вместо полного разделения добавьте компенсирующий контроль:

• платёж всегда утверждает владелец или руководитель, а не тот, кто его готовит;
• раз в месяц другой человек сверяет с товаром на складе 10–15 случайных документов;
• акт сверки контрагенту отправляет не бухгалтер, а руководитель или другой сотрудник, и ответ приходит на тот же адрес;
• в программе разделите права пользователей: кладовщик не правит документы, бухгалтер не принимает товар;
• на время отпуска сотрудника его функции выполняет другой человек, а вернувшись, сотрудник просматривает документы;
• добавление нового поставщика в список утверждает руководитель.

Выборочная проверка проходит так. В конце каждого месяца из приходных документов выбираются десять-пятнадцать, причём выбирать каждый раз должен другой человек. По каждому документу смотрят три вещи: что было в заказе, что записано в приходном документе и что реально лежит на складе. Несовпавший документ записывается. Такая проверка занимает не больше часа, но достаточно дисциплинирует тех, кто заполняет документы. Обсуждайте результат не для наказания, а для улучшения процесса: люди должны привыкнуть говорить об ошибках, не скрывая их.

Условный пример

В торговой компании из четырёх человек менеджер договаривается с поставщиком, делает заказ и ставит подпись на приходном документе, а кладовщик просто раскладывает товар. Руководитель изменил правило: менеджер только заказывает, подпись на приходном документе ставит кладовщик, платёж руководитель утверждает, сверив заказ и приёмку. В первый месяц по трём партиям вышла разница в количестве, которая раньше прошла бы незамеченной. Доверие к людям не пострадало: система поймала ошибку не недоверием, а документом.

Типичные ошибки

• Думать, что «у нас все друг другу доверяют», значит, контроль не нужен.
• Говорить правило устно, не записав его: новый сотрудник его не знает.
• Оставлять в программе одинаковые полные права у всех.
• Вводить контроль только после того, как возникла проблема.

Вывод

Разделение функций — не признак недоверия, а простой порядок, который рано ловит ошибки и злоупотребления. Даже в компании из двух-трёх человек работают разделение оплаты и заказа, выборочная проверка и получение ответа контрагента через другого человека. SkladQarz сводит документы заказа, приёмки и платежей в одну таблицу и показывает в реестре расхождений, где в этой цепочке не хватает второго взгляда.