Xarid, qabul va hisob bitta odamda bo'lmasin: vazifalarni ajratish

Kichik kompaniyada ko'pincha bir kishi hamma narsani qiladi: yetkazib beruvchi bilan gaplashadi, tovarni buyuradi, omborda qabul qiladi, hujjatni dasturga kiritadi va hatto to'lovni ham tasdiqlaydi. Bu qulay va tez, shu bilan birga xavfli. Xato bo'lsa, uni boshqa odam ko'rmaydi. Yomon niyat bo'lsa, uni ushlaydigan hech kim yo'q. Gap xodimga ishonmaslik haqida emas, hatto eng halol odam ham charchaydi va adashadi. Quyida vazifalarni ajratish qoidasi va uni kichik jamoada qanday qo'llash.

Qaysi vazifalar ajratilishi kerak

Tovar zanjirida to'rt vazifa bor va ideal holda ular turli odamlarda turadi:

• buyurtma: nimani, kimdan, qanday narxda olish;
• qabul: tovar omborga kelganda miqdor va holatni tekshirish;
• hisob: hujjatni dasturga kiritish va qarzni yuritish;
• to'lov: pulni o'tkazishga ruxsat berish.

Bu vazifalar bitta odamda yig'ilsa, quyidagi xavflar paydo bo'ladi: tovar kelmagan hujjatga to'lov, qabul qilinmagan tovarning qabul qilingan deb yozilishi, narxni oshirish, mavjud bo'lmagan yetkazib beruvchiga to'lov, shuningdek, oddiy xatoni payqamaslik. Buning hammasi suiiste'mol bo'lishi shart emas, ko'pincha bu shunchaki ikkinchi ko'zning yo'qligi.

Rollar jadvali

Yaxshi taqsimot namunasi:

1. Xarid menejeri buyurtma beradi va narxni kelishadi, lekin tovarni qabul qilmaydi va to'lamaydi.
2. Omborchi tovarni qabul qiladi, sanaydi va qabul hujjatini imzolaydi, lekin buyurtma bermaydi.
3. Hisobchi qabul hujjatini dasturga kiritadi va qarzni yuritadi, lekin omborga kirmaydi.
4. Rahbar yoki moliya mas'uli to'lovni tasdiqlaydi, buyurtma bilan qabulni solishtirgandan keyin.

Shu tartibda har bir tovar uch kishining qo'lidan o'tadi: buyurtma beruvchi, qabul qiluvchi va hisobga oluvchi. Uchalasi turli xulosa chiqarsa, farq darhol ko'rinadi.

Rollar jadvalini yozma qiling va har bir xodim o'z qismi bilan imzo qo'yib tanishsin. Yangi odam kelganda birinchi kuniyoq shu jadvalni o'qisin. Qoida faqat og'zaki bo'lsa, birinchi shoshilinch buyurtmadayoq buziladi: «hozir vaqt yo'q, o'zim qabul qilib qo'yaman».

Kichik kompaniyada nima qilish

Xodim kam bo'lsa, to'liq ajratib bo'lmaydi. Unda to'liq ajratishning o'rniga qoplovchi nazorat qo'shing:

• to'lovni doim egasi yoki rahbar tasdiqlasin, uni tayyorlagan odam emas;
• oyda bir marta tasodifiy 10–15 ta hujjatni boshqa odam omborda tovar bilan solishtirsin;
• akt sverkani hamkorga hisobchi emas, rahbar yoki boshqa xodim yuborsin, javob ham o'sha manzilga kelsin;
• dasturda foydalanuvchi huquqlarini ajrating: omborchi hujjat tahrir qilolmasin, hisobchi tovar qabul qilolmasin;
• ta'tilga chiqqan xodimning vazifasini boshqasi bajarsin, qaytgach hujjatlarni ko'rib chiqsin;
• yetkazib beruvchilar ro'yxatiga yangi nom qo'shishni rahbar tasdiqlasin.

Tasodifiy tekshiruv shunday o'tadi. Har oy oxirida qabul hujjatlaridan o'nta-o'n beshtasi tanlanadi, har safar tanlovchi boshqa odam bo'lsin. Har bir hujjat uchun uch narsa ko'riladi: buyurtmada nima edi, qabul hujjatida nima yozilgan va omborda haqiqatan nima turibdi. Mos kelmagan hujjat yozib qo'yiladi. Bunday tekshiruv bir soatdan ortiq vaqt olmaydi, lekin xodimlar hujjatni diqqat bilan to'ldirishi uchun yetarli. Natijani jazo uchun emas, jarayonni yaxshilash uchun muhokama qiling: odamlar xatoni yashirmasdan aytishga odatlansin.

Shartli misol

To'rt kishilik savdo kompaniyasida menejer yetkazib beruvchi bilan kelishadi, buyurtma beradi va qabul hujjatiga imzo ham qo'yadi, omborchi esa shunchaki tovarni joylaydi. Rahbar qoidani o'zgartirdi: menejer faqat buyurtma beradi, qabul hujjatiga omborchi imzo qo'yadi, to'lovni rahbar buyurtma va qabul hujjatini solishtirib tasdiqlaydi. Birinchi oyda uchta partiyada miqdor farqi chiqdi, ular oldin sezilmay o'tib ketardi. Odamlarga ishonch yo'qolmadi: tizim xatoni ishonchsizlik bilan emas, hujjat bilan ushladi.

Odatiy xatolar

• «Bizda hamma bir-biriga ishonadi», demak, nazorat kerak emas, deb o'ylash.
• Qoidani yozmasdan og'zaki aytish: yangi xodim uni bilmaydi.
• Dasturda hamma uchun bir xil, to'liq huquq qoldirish.
• Nazoratni faqat muammo chiqqandan keyin kiritish.

Xulosa

Vazifalarni ajratish ishonchsizlik belgisi emas, xato va suiiste'molni erta ushlaydigan oddiy tartib. Hatto ikki-uch kishilik kompaniyada ham to'lov va buyurtmani ajratish, tasodifiy tekshiruv va hamkorga javobni boshqa odam orqali olish ishlaydi. SkladQarz tovar, qabul va to'lov hujjatlarini bir jadvalga tushirib, bu zanjirda qayerda ikkinchi ko'z yetishmayotganini farqlar reestrida ko'rsatadi.