Долг перед поставщиком: проверка по документам приёмки

Поставщик прислал акт: ваш долг 120 млн сумов. В вашей книге 96 млн сумов. В такой ситуации есть два риска. Если признать долг больше реального, вы заплатите за товар больше, чем получили. Если признать меньше, платёж задержится, отношения с поставщиком ухудшатся, а условия следующих поставок станут жёстче. Кредиторская задолженность возникает с момента приёмки товара, поэтому самый надёжный способ её проверить — вернуться к документам приёмки.

Из чего состоит долг перед поставщиком

Долг складывается из следующих частей:

• принятый товар: приходные накладные;
• возвращённый товар: возвраты, принятие которых поставщиком подтверждено;
• выплаченные суммы: банковские переводы и расходы по кассе;
• авансы: деньги, оплаченные до поступления товара;
• корректировки: документы по цене и скидке.

Итоговый остаток выводится из суммы этих частей. Если одна из них неверна, смещается вся цифра. Особого внимания требует аванс: даже если товар не пришёл, оплаченные деньги вычитаются из долга, а поставщик может отнести их к другому документу.

Положите рядом три документа

На каждую поставку приходится три документа, и они должны совпадать:

1. Накладная поставщика: что он указал как отправленное.
2. Ваш акт приёмки: что фактически посчитано и принято на складе.
3. Приходный документ в учёте: с каким количеством и ценой он проведён.

Откуда пришло расхождение, показывают пары. Разница между накладной и актом приёмки говорит о недопоставке или повреждённом товаре: в этом случае предъявляется претензия поставщику. Разница между актом приёмки и книгой означает, что посчитанное на складе дошло до бухгалтера в другом количестве. А разница между накладной и книгой обычно идёт от цены.

Шаги проверки

Начинайте с самых крупных сумм: несколько накладных обычно дают большую часть расхождения. К мелким строкам вернётесь потом.

1. Сопоставьте список документов в акте поставщика со списком в вашей книге.
2. Проверьте по каждой накладной, есть ли акт приёмки от кладовщика. Приёмка по накладной без акта ненадёжна.
3. Сравните оприходованное количество с количеством по накладной. Если есть разница, записана ли причина: недопоставка, бой, возврат.
4. Проверьте возвраты: товар действительно отправлен, подтвердил ли поставщик его получение.
5. Проверьте платежи: указано ли, за какой документ или договор сделан каждый платёж.
6. Внесите результат в таблицу: документ, сумма поставщика, ваша сумма, разница, причина.

Условный пример

В акте поставщика 120 млн сумов, в вашей книге 96 млн. Разница 24 млн. Таблица показывает: 14 млн — три накладные, по которым кладовщик записал недопоставку в акте приёмки, но поставщику об этом так и не сообщили; 6 млн — возвращённый товар, получение которого поставщик не подтвердил; 4 млн — разница в цене. Вопрос «весь ли спор на 24 млн?» распался на три конкретные задачи. По первой отправляется акт о недопоставке, по второй запрашивается подтверждение возврата, третья решается по цене из договора.

Важно также отделить спорную сумму от бесспорной. Если 96 млн сумов признают обе стороны, своевременная оплата этой части сохраняет доверие поставщика, а спорные 24 млн остаются предметом отдельного согласования. Решение о порядке и сроках платежей зависит от договора. При крупных суммах проконсультируйтесь с бухгалтером или юристом.

Для каждой строки с разницей запишите ответственного и срок: кладовщик находит акт, бухгалтер проверяет приход, отдел закупок обсуждает вопрос с поставщиком.

Типичные ошибки

• Подписывать акт, не сверив его с документами приёмки.
• Кладовщик записал недопоставку, а бухгалтер не сообщил о ней поставщику.
• Считать возврат «закрытым» после отправки и не просить подтверждения.
• Забыть вычесть аванс из долга.

Вывод

Самый надёжный способ проверить акт поставщика — связать его с товаром: накладная, акт приёмки и приходный документ должны совпасть между собой. Тогда каждый сум расхождения привязан к документу, и переговоры идут легче. SkladQarz связывает кредиторскую задолженность с принятым товаром: документ приёмки, возврат и оплата попадают в одну строку, а расхождение записывается в реестр с причиной и ответственным.