Долг покупателя: как проверить по документам отгрузки

Покупатель говорит по телефону: «По нашим данным, мы должны 18 млн сумов, а у вас почему 25 млн?». С этого начинается спор, и обычно он идёт по одному из двух путей: каждая сторона стоит на своей цифре или акт подписывают «ради хороших отношений» на какой-то средней сумме. Оба пути ошибочны. Дебиторскую задолженность нужно пересобирать не по итоговой цифре в акте, а по документам, из которых она сложилась. Это работа на несколько часов, но она переводит спор на язык документов.

Из чего складывается долг

Долг покупателя образуют четыре группы документов:

• отгрузки: накладные, транспортные документы;
• возвраты: накладные возврата и кредит-документы;
• платежи: банковские переводы, приходы по кассе;
• корректировки: документы по цене, скидке и исправлению учёта.

Сумма долга находится так: входящий остаток плюс отгрузки минус возвраты минус платежи с учётом корректировок. По этой формуле можно проверить как отдельную строку, так и предыдущий акт. Например, при входящем остатке 10 млн сумов, отгрузках 40 млн, возвратах 5 млн и платежах 20 млн долг составит 25 млн сумов. Каждая из этих четырёх цифр должна опираться на список документов, иначе итоговая сумма — лишь предположение.

Шаги

1. Выберите покупателя и период. В качестве входящего остатка возьмите последний подписанный акт. Если подписанного акта нет, начните расчёт с более раннего периода.
2. Выгрузите все отгрузки за период: номер, дата, сумма и кто принял товар. Документ без подписи или доверенности пометьте отдельно.
3. Выгрузите возвраты. Проверьте, что товар физически вернулся на склад и есть документ.
4. Выгрузите платежи и запишите, к какому договору или документу относится каждый.
5. Составьте таблицу: документ, сумма у вас, сумма у покупателя, разница, примечание.
6. Обсуждайте с покупателем только несовпавшие строки. К совпавшим не возвращайтесь.

Колонки таблицы: номер документа, дата, вид (отгрузка, возврат, платёж), сумма у вас, сумма у покупателя, разница, кто принял, примечание. Не раскладывайте строки по разным листам: в одной таблице удобно фильтром оставить только строки с разницей. В последней строке стоит итог расхождения, и он должен быть равен разнице в акте.

Отправьте таблицу покупателю и попросите такой же список с его стороны. Если обе таблицы имеют одну структуру, на их сверку уйдёт час, а если разную — весь день. Ведите обсуждение письменно: это пригодится и при следующей сверке.

Условный пример

У вас долг покупателя 25 млн сумов, у покупателя 18 млн. Разница 7 млн. По таблице: 4 млн — две накладные, которые покупатель не признаёт принятыми; 2 млн — возврат, записанный у покупателя и не проведённый у вас; 1 млн — разница в цене. Для первой группы находятся транспортная накладная и запись об отправке от водителя, для второй у вас вносится накладная возврата, третья решается по цене из договора. В итоге вопрос «согласиться на 25 или на 18» превратился в вопрос «выясняем три строки».

Что делать с неподписанной отгрузкой

Если на накладной нет подписи покупателя, строка становится спорной. Соберите другие подтверждения приёмки: транспортную накладную, запись экспедитора, доверенность принявшего, подтверждение в переписке. О юридической силе этих документов консультируйтесь с юристом. С учётной стороны такие строки лучше выделить и пометить в реестре задолженности как «без подписи».

Типичные ошибки

• Обсуждать долг только по итоговой цифре акта.
• Проводить возврат и не показывать его покупателю.
• Проводить платёж, не указав, к какому договору он относится.
• Считать неподписанные отгрузки «очевидно правильными».
• Пытаться решить спор по телефону: без письменной таблицы в следующем разговоре каждый назовёт свою цифру.

Вывод

Пересбор долга покупателя по документам переводит спор из борьбы цифр в список документов. Когда отгрузки, возвраты, платежи и корректировки лежат в одной таблице, разница обычно сводится к нескольким строкам. SkladQarz сверяет долг покупателя с документами отгрузки и фактическим остатком на складе: кто что взял, что вернул и что не оплачено — видно построчно.