Комиссионный товар испорчен или потерян: как оформить

При пересчёте на полке с комиссионным товаром обнаружилось пустое место: двух коробок с наушниками нет. Остальные коробки отсырели, видны следы воды. Кладовщик говорит об этом руководителю, руководитель отвечает «решим потом», а товар в книге остаётся. В такой ситуации главный риск не сам ущерб, а нарушенная последовательность: нет акта, владельцу не сообщили, ответственность не определена по договору. Ниже — как оформить, если комиссионный товар испорчен или потерян.

Первые часы и акт

Сначала оставьте место и товар как есть. Испорченный товар не выбрасывайте: сфотографируйте и отложите отдельно. Причину можно выяснить не сразу, но важно не потерять видимые доказательства, потому что выброшенный товар потом превращается в «потерянный», который не докажешь.

1. Сделайте фото и видео: товар, упаковка, место, видимая причина (протечка, сломанная полка), дата и время.
2. Сделайте краткую запись: что, сколько, когда и кем обнаружено.
3. Сообщите ответственному руководителю в тот же день.
4. Составьте акт; его должны подписать минимум два-три человека: кладовщик, ответственное лицо, руководитель и, если возможно, независимый свидетель.

В акте должны быть: дата, место и лица, составившие акт; название товара, партия, количество и номер документа приёмки; состояние (испорчен, утерян, разбит) и видимая причина; стоимость по цене из документа приёмки; перечень приложенных фото и видео.

Уведомление комитента и ответственность

Владельцу, то есть комитенту, направьте письменное уведомление как можно скорее, приложив копию акта и фото. Текст должен опираться на факты: что обнаружено, сколько, когда и каким будет следующий шаг. В договоре может быть указан срок уведомления, заранее проверьте его. Запоздавшее уведомление осложняет вопрос об ответственности. Укажите в письме и то, о чём вы просите владельца: например, прислать представителя для осмотра или дать письменное указание, хранить испорченный остаток или утилизировать. Без такого указания выбросить испорченный товар значит получить ещё один спор.

Общего ответа на вопрос, кто отвечает, нет: он зависит от договора, условий хранения, страхования и причины. Ответственность комиссионера за товар, то, на ком риск случайной гибели, и порядок расчёта стоимости прописываются в договоре. Виноватым может оказаться и третье лицо: например, покупатель повредил товар при возврате или перевозчик разбил его при доставке. Вопрос ответственности и возмещения согласуйте с юристом, а отражение в учёте — с бухгалтером.

Как это выглядит в акте сверки

Испорченный или потерянный товар должен стоять в акте сверки отдельной строкой: номер акта, количество, сумма и статус («комитент уведомлён», «согласовано», «рассматривается»). Общее принятое количество должно равняться сумме проданного, возвращённого, оставшегося и испорченного или потерянного. Если равенство нарушено, где-то товар остался без учёта. Не прячьте испорченный товар в строки «продано» или «возвращено»: обе записи дадут расхождение при следующей сверке.

Условный пример

На комиссию принято 20 штук беспроводных наушников по 120 000 сумов. При пересчёте обнаружено, что 2 штуки отсутствуют, а ещё 3 разбиты. Акт составлен тремя людьми, сделаны фото, в тот же день комитенту отправлено письмо. Всего 5 штук, то есть 600 000 сумов. По договору за разбитые 3 штуки ответственность несёт комиссионер, пропажа 2 штук рассматривается. В акте сверки стоят две отдельные строки, остальные 15 штук числятся в остатке как обычно.

Чтобы не повторялось

• Храните комиссионный товар отдельно, с этикеткой и привязкой к номеру документа приёмки.
• Заранее продумайте защиту от влаги, пожара и краж; проверьте по договору, есть ли страхование.
• Раз в месяц проводите пересчёт: даже небольшая потеря будет видна быстрее.
• Держите наготове шаблон акта, чтобы сотрудники знали, как его заполнять.

Вывод

Когда комиссионный товар испорчен или потерян, документальный порядок важнее самого ущерба: акт, доказательства, своевременное уведомление владельца и ответственность по договору. Если всё это собрано, спор с контрагентом решается на основании точных документов. SkladQarz пересчитывает комиссионный товар на месте, отделяет проданное, возвращённое, оставшееся и испорченное или потерянное и записывает каждую часть с документом и ответственным в реестр расхождений.