Дата документа и период: куда попадают документы конца месяца

В последний день месяца в 17:30 был отгружен груз. Продавец оформил накладную в тот же день, а покупатель принял груз на следующий день и провёл документ новым месяцем. Один груз попал в два месяца, и в акте на конец месяца появилась разница. Это не ошибка, а две разные даты. У документа несколько дат, и если стороны не договорились, по какой из них определять период, одна и та же разница будет повторяться в конце каждого месяца. Ниже — что это за даты, какая из них определяет период и как работать с документами конца месяца. По условиям договора и налоговому учёту советуйтесь с бухгалтером и юристом.

Несколько дат документа

В обычной накладной есть как минимум четыре даты:

• дата отгрузки: день, когда груз покинул склад;
• дата документа: дата, указанная в накладной;
• дата приёмки: день, когда покупатель фактически получил товар;
• дата проведения: день и время, когда документ внесён в программу.

У платежа тоже две даты: день, когда платёжное поручение отправлено, и день, когда деньги поступили на счёт контрагента. В середине месяца эта разница незаметна, а на границе месяца один документ расходится по двум периодам. Во многих учётных программах дата документа и время проведения хранятся отдельно, поэтому заранее выясните, какая именно дата попадёт в акт и отчёт.

Какая дата определяет период

Единственно верного ответа нет, но правило обязательно должно быть: обе стороны берут одну и ту же дату. Чаще всего считают, что долг возникает со дня передачи товара покупателю, то есть со дня приёмки, но договор может предусматривать иное. Поэтому откройте договор и посмотрите, есть ли там чёткий ответ. Если нет, договоритесь с контрагентом письменно и внесите правило в дополнительное соглашение или в примечание к акту. Какую бы дату вы ни выбрали, сама дата документа не должна меняться: не переписывайте её «чтобы подогнать под акт».

Работа с документами конца месяца

Пограничные документы — это документы, по которым товар отправлен в последние дни месяца, а приёмка и проведение ушли в следующий. Порядок работы с ними:

• за три дня до конца месяца начните вести список пограничных документов: отгрузка, дата, сумма, ожидаемый день приёмки;
• согласуйте список с контрагентом и приложите к акту как примечание;
• дата документа должна соответствовать реальной дате отгрузки; «задним числом» не оформляйте;
• если период закрыт, опоздавший документ вносится в следующий месяц с примечанием, а период заново не открывается;
• если программа позволяет запретить ввод документов в закрытый период, используйте это; проверьте, есть ли такая настройка у вас;
• для платежей тоже нужно правило: если платёж, отправленный в последний рабочий день, поступил на следующий, в каком месяце он учитывается.

Условный пример

В последний день месяца в 17:30 отгружен груз на 8 млн сумов. Покупателю он пришёл 1-го числа в 10:00. Продавец оформил накладную 31-м, покупатель провёл её 1-м. При составлении акта на 31-е у продавца лишние 8 млн сумов. Если стороны договорились, что долг считается со дня приёмки, продавец вносит этот документ в список пограничных и в акте переносит его на следующий месяц или оставляет примечание. В итоге у обеих сторон 8 млн сумов попадают в следующий месяц, разница исчезает. Без договорённости подобная разница будет появляться каждый месяц, и каждый раз её придётся объяснять заново.

Типичные ошибки

• Проставлять разные даты в одном документе: в накладной одна, в программе другая.
• После закрытия периода вносить документ задним числом.
• Не согласовывать с контрагентом правило определения дат.
• Не учитывать платёж последнего дня.
• Не вести список пограничных документов, разыскивая их заново каждый месяц.

Вывод

Если дата документа и граница периода не связаны общим правилом, в конце каждого месяца появляется расхождение, в котором никто не виноват. Правило, список пограничных документов и согласие контрагента убирают его заранее. SkladQarz приводит документы к одной дате, записывает расхождения с причиной, документом и ответственным в реестр и готовит проект акта, который можно показать контрагенту.