Восемь ошибок в накладных, которые ломают акт сверки

Акт сверки — это по сути сумма накладных: каждая строка опирается на какую-то отгрузку или приёмку. Поэтому значительная часть расхождений рождается не в день составления акта, а в день выписки накладной. Одна небольшая ошибка, например неверная дата или единица измерения, к концу месяца превращается в несколько часов поиска. Ниже — восемь самых частых ошибок в накладных и порядок, как ловить их до отправки документа.

Восемь ошибок

1. Дата. Накладная выписана в день, отличающийся от фактической отгрузки. Для конца месяца это значит, что документ уходит в другой период.
2. Неверно указан контрагент. Перепутаны два юрлица одной группы или два филиала одного контрагента, и долг записан на другую компанию.
3. Не указан договор или указан не тот. Если с контрагентом несколько договоров, отгрузки и платежи оказываются на разных договорах.
4. Перепутана единица измерения. В документе коробка, на складе штука. Одна такая ошибка в строке меняет сумму в 12 или 24 раза.
5. Устарела цена. Новая цена или согласованная скидка не применены, а в документе осталась прежняя.
6. Неясно, включён ли налог в цену. Стороны по-разному понимают, указана сумма с налогом или без. Правила уточните у своего бухгалтера.
7. Не виден принявший. Нет подписи или не оформлены полномочия принявшего: не указана доверенность.
8. Неправильно оформлено исправление. При обнаружении ошибки старый документ не отменён, а выписан новый, и одна отгрузка попадает в учёт дважды.

Как ошибка выглядит в акте

Вид ошибки часто можно предположить по самой сумме расхождения:

• разница равна сумме одной накладной: документ отсутствует у одной стороны или введён дважды;
• сумма больше или меньше в 12 или 24 раза: перепутана единица измерения;
• общий долг верен, но разбивка по договорам или контрагентам неверна: ошибка договора или юрлица;
• расхождение есть на конец месяца и само исчезает в следующем: ошибка в дате.

Это правило ускоряет проверку, но применяйте его лишь как предположение и подтверждайте документом.

Проверка перед отправкой

Каждая накладная перед отправкой контрагенту должна отвечать на восемь вопросов:

• соответствует ли дата дню отгрузки;
• верны ли контрагент и юридическое лицо;
• указан ли договор;
• соответствует ли единица измерения складской;
• соответствует ли цена текущей договорённости;
• указано ли, с налогом сумма или без;
• виден ли принимающий и его полномочия;
• не выписывалась ли эта отгрузка раньше.

Самая надёжная проверка — второй человек. Кто выписал накладную, тот свою ошибку не видит. Если кладовщик перед погрузкой сверит строки документа с реальным товаром, ошибки в количестве и единицах будут пойманы ещё до выезда со склада. В малой компании вторым человеком может быть руководитель или бухгалтер, а проверка занимает десять минут в день.

Что делать, если ошибка найдена

Если контрагент уже получил документ, не исправляйте молча. Порядок такой: отменить старый документ или оформить корректировку, выписать верный документ, отправить оба контрагенту и отметить в журнале причину. Контрагенту нужно сообщить письменно, иначе в его книге останется старый документ, и в акте сверки появится расхождение. Исправления по дате или налогу не вносите без согласования с бухгалтером. Пока период не закрыт, исправление обходится дешевле всего: правки после закрытия заметно сложнее.

Условный пример

У дистрибьютора, выписывающего десятки накладных в день, за месяц находят три ошибки: одна накладная отгружена 30-го, а выписана 1-го; во второй вместо коробок указаны штуки; третья введена повторно вместо исправления. В акте на конец месяца расхождение 9 млн сумов. Найти и исправить все три ошибки заняло два часа. Если бы их искали после акта, потребовались бы и переписка с контрагентом, и повторное подписание. Журнал ошибок в следующем месяце показывает повторение одной и той же ошибки, и в список проверки добавляется ещё один вопрос.

Вывод

Большинство ошибок в накладных несложны: дата, единица, цена, договор. Проверка по восьми вопросам перед отправкой и журнал ошибок заметно сокращают расхождения в актах сверки. SkladQarz при сверке проверяет накладные построчно, показывает вид ошибки в реестре расхождений и даёт рекомендации, чтобы она не повторялась.