Подготовка к сверке: чек-лист документов из двенадцати пунктов

В день сверки чаще начинается не спор, а поиск: где какая накладная, к какому договору относится платёж, у кого акт за прошлый период. Бухгалтер тратит день на поиски документов, а кладовщик не может подготовить список остатков. Если документы собраны заранее, сама сверка превращается в работу на несколько часов. Ниже — чек-лист из двенадцати пунктов по контрагенту, периоду и складу и распределение, кто за какой пункт отвечает.

Двенадцать пунктов

Чек-лист разбит на три группы: сам контрагент, период сверки и состояние склада. Напротив каждого пункта запишите ответственного и срок, иначе список так и останется добрым намерением.

По контрагенту

• Полный перечень договоров и дополнительных соглашений: основной договор, приложения, письма о ценах.
• Последний подписанный акт сверки. Входящий остаток нового акта берётся именно из него.
• Наименование, реквизиты и контактное лицо контрагента: совпадает ли название в 1С или Excel с названием в договоре.
• Согласованные цены, скидки и бонусы. Если они устные, подтвердите их письменно уже сейчас.

По периоду

• Границы периода: с какого и по какое число идёт сверка, у обеих сторон должно быть записано одинаково.
• Реестр накладных на отгрузку или приёмку: дата, номер, сумма.
• Платежи: банковская выписка и кассовые операции, у каждого платежа указано назначение.
• Документы возврата и корректировки цен. Именно они чаще всего выпадают из акта.

По складу

• Остаток на дату отсечки: результат пересчёта или выгрузка из программы.
• Список товара в пути: отправленные, но ещё не принятые грузы.
• Комиссионный товар и товар на ответственном хранении показаны отдельно от вашего.
• Акты о браке и списании: они могут менять и остаток, и долг перед контрагентом.

Кто за что отвечает

Три группы чек-листа обычно лежат у разных людей. Поэтому нужен один общий владелец, иначе каждый думает, что документы соберёт кто-то другой.

• Бухгалтер: договоры, последний акт, платежи и реестр накладных. Он же общий владелец чек-листа.
• Кладовщик: остаток на дату отсечки, товар в пути, комиссия и брак.
• Отдел продаж: цены, скидки и договорённости о возвратах, контактное лицо контрагента.
• Руководитель: утверждает сроки и принимает решение по вопросам, которые не закрылись вовремя.

Начинайте сбор не позже чем за пять рабочих дней до сверки и разбейте его на этапы:

• за пять дней: договоры, последний акт, письма о ценах и скидках;
• за три дня: реестр накладных, банковская выписка, документы возврата и корректировок;
• после закрытия периода: остаток, товар в пути, комиссия и брак, потому что эти данные становятся точными только после даты отсечки.

Поэтому два пункта по складу закрываются последними, но кладовщику задачу нужно поставить заранее.

Условный пример

Период закрывается в последний день месяца, а сверка назначена на 5-е число следующего. Двадцать пятого числа бухгалтер открывает чек-лист и записывает двенадцать пунктов по трём крупным контрагентам. К 28-му закрыты девять: найдены договоры, прошлые акты, письма о ценах, банковская выписка. Остаются три: скидка, данная одному контрагенту, не подтверждена письменно; одна накладная на возврат лежит у контрагента; кладовщик передаст список товара в пути после 1-го числа. Бухгалтер записывает рядом с каждым открытым пунктом имя ответственного и новый срок. В день сверки эти три вопроса видны сразу, и ими можно заниматься. Без чек-листа те же три вещи оказались бы неожиданным препятствием посреди сверки.

Типичные ошибки

• Начинать искать документы в день сверки, когда акт уже открыт.
• Вести чек-лист без ответственных и сроков.
• Собирать одни накладные, а платежи и возвраты откладывать на потом.
• Брать для контрагента одну дату отсечки, а для пересчёта другую.
• Не превращать устные договорённости (скидку, отсрочку) в документ.
• Не отправить контрагенту заранее список нужных документов: он тоже ищет свои накладные именно в день сверки.

Вывод

Двенадцать пунктов не изобретают ничего нового, они просто сдвигают подготовку вперёд: документы собраны, понятно, кто за что отвечает, и сверка начинается не с поисков, а со сравнения строк. SkladQarz поможет уточнить список документов под вашу ситуацию, пересчитает товар на складе и сверит взаиморасчёты с контрагентами, подготовив для каждого проект акта.