Sverka oldidan hujjat tayyorlash: o'n ikki punktli chek-list

Sverka kuni kelganda ko'pincha bahs emas, qidiruv boshlanadi: qaysi nakladnoy qayerda, to'lov qaysi shartnomaga tegishli, o'tgan davr akti kimda. Hisobchi bir kunni hujjat izlashga sarflaydi, omborchi esa qoldiq ro'yxatini tayyorlay olmay turadi. Hujjatlar oldindan yig'ilsa, sverkaning o'zi bir necha soatlik ishga aylanadi. Quyida hamkor, davr va ombor bo'yicha o'n ikki punktli chek-list va har bir punktga kim javob berishi.

O'n ikki punkt

Chek-listni uch guruhga bo'ldik: hamkorning o'zi, sverka qilinayotgan davr va omborning holati. Har bir punkt ro'parasiga mas'ul odam va muddatni yozing, aks holda ro'yxat shunchaki yaxshi niyat bo'lib qoladi.

Hamkor bo'yicha

• Shartnomalar va qo'shimcha kelishuvlarning to'liq ro'yxati: asosiy shartnoma, ilovalar, narx haqidagi xatlar.
• Oxirgi imzolangan akt sverka. Yangi aktning boshlang'ich qoldig'i aynan shundan olinadi.
• Hamkorning nomi, rekvizitlari va kontakt shaxsi: 1C yoki Excel'dagi nom shartnomadagi nom bilan bir xilmi.
• Kelishilgan narx, chegirma va bonuslar. Ular og'zaki bo'lsa, hozir yozma tasdiqlab oling.

Davr bo'yicha

• Davr chegarasi: qaysi kundan qaysi kungacha sverka qilinayotgani ikki tomonda bir xil yozilsin.
• Jo'natma yoki qabul nakladnoylari reestri: sana, raqam, summa.
• To'lovlar: bank ko'chirmasi va kassa kirim-chiqimi, har bir to'lov maqsadi bilan.
• Qaytarish va narx tuzatish hujjatlari. Aynan shular aktdan eng ko'p tushib qoladi.

Ombor bo'yicha

• Kesish sanasidagi qoldiq: sanoq natijasi yoki dasturdan olingan ko'chirma.
• Yo'ldagi tovar ro'yxati: jo'natilgan, lekin hali qabul qilinmagan yuklar.
• Komissiya va javobgar saqlashdagi tovar o'z tovaringizdan alohida ko'rsatilgan.
• Brak va hisobdan chiqarish dalolatnomalari: ular qoldiqni ham, hamkor oldidagi qarzni ham o'zgartirishi mumkin.

Kim nimaga javob beradi

Chek-listning uch guruhi odatda turli odamlarda turadi. Shuning uchun bitta umumiy egasi bo'lishi kerak, aks holda har kim «boshqasi yig'adi» deb o'ylaydi.

• Hisobchi: shartnomalar, oxirgi akt, to'lovlar va nakladnoy reestri. Chek-listning umumiy egasi ham shu odam.
• Omborchi: kesish sanasidagi qoldiq, yo'ldagi tovar, komissiya va brak.
• Sotuv bo'limi: narx, chegirma va qaytarish haqidagi kelishuvlar, hamkorning kontakt shaxsi.
• Rahbar: muddatni tasdiqlaydi va o'z vaqtida hal bo'lmagan savollar bo'yicha qaror qiladi.

Yig'ishni sverka kunidan kamida besh ish kuni oldin boshlang va uni bosqichlarga bo'ling:

• besh kun oldin: shartnomalar, oxirgi akt, narx va chegirma haqidagi xatlar;
• uch kun oldin: nakladnoy reestri, bank ko'chirmasi, qaytarish va tuzatish hujjatlari;
• davr yopilgandan keyin: qoldiq, yo'ldagi tovar, komissiya va brak, chunki bu ma'lumot kesish sanasidan keyingina aniq bo'ladi.

Shuning uchun omborga tegishli ikki punkt oxirgi bo'lib yopiladi, lekin ularni so'rash uchun omborchiga vazifa oldindan berilgan bo'lishi kerak.

Shartli misol

Davr oyning oxirgi kuni yopiladi, sverka esa keyingi oyning 5-sanasiga rejalashtirilgan. 25-sanada hisobchi chek-listni ochadi va uchta yirik hamkor uchun o'n ikki punktni jadvalga yozadi. 28-sanagacha to'qqiztasi yopiladi: shartnomalar, oxirgi aktlar, narx xatlari, bank ko'chirmasi topiladi. Qolgan uchtasi qoladi: sotuv bo'limi bir hamkorga bergan chegirma yozma tasdiqlanmagan, bitta qaytarish nakladnoyi hamkorda, omborchi esa yo'ldagi tovar ro'yxatini 1-sanadan keyin beradi. Hisobchi har bir ochiq punkt yoniga mas'ul odamning ismini va yangi muddatni yozib qo'yadi. Sverka kuni bu uch savol aniq ko'rinib turadi va ular ustida ishlash mumkin. Chek-listsiz esa xuddi shu uchta narsa sverka o'rtasida kutilmagan to'siq bo'lib chiqardi.

Odatiy xatolar

• Hujjatlarni sverka kuni, aktni ochgandan keyin qidira boshlash.
• Chek-listni mas'ul va muddatsiz yuritish.
• Faqat nakladnoylarni yig'ib, to'lov va qaytarishni keyinga qoldirish.
• Hamkor uchun bitta, sanoq uchun boshqa kesish sanasini olish.
• Og'zaki kelishuvlarni (chegirma, kechiktirish) hujjatga aylantirmaslik.
• Hamkorga kerakli hujjatlar ro'yxatini oldindan yubormaslik: u ham o'z nakladnoylarini aynan sverka kuni qidirib qoladi.

Xulosa

O'n ikki punkt yangi narsa o'ylab topmaydi, faqat sverkadan oldingi ishni oldinga suradi: hujjatlar yig'iladi, kim nimaga javob berishi aniq bo'ladi, sverka esa qidiruvdan emas, qatorlarni solishtirishdan boshlanadi. SkladQarz hujjatlar ro'yxatini vaziyatingizga qarab aniqlashtirib beradi, omborda tovarni sanaydi va hamkor bilan hisob-kitobni solishtirib, har bir hamkor uchun dalolatnoma loyihasini tayyorlaydi.