Расхождение в акте сверки: девять типичных причин

От контрагента пришёл акт: ваш долг 63 млн сумов. А в вашей книге 51 млн сумов. Первые мысли обычно две: «они ошиблись» или «наш бухгалтер что-то напутал». На деле большинство расхождений рождается не из чьего-то злого умысла. Они появляются потому, что две книги записали одно и то же событие в разные дни и по разным документам. Ниже — девять типичных причин расхождения в акте сверки и порядок, как их находить.

Девять причин

1. Не совпадает дата документа. Груз пришёл 30-го числа, а накладная проведена 1-го. У одной стороны товар в прошлом месяце, у другой — в новом.
2. Возврат записан у одной стороны и отсутствует у другой. Товар физически вернулся, а документ не дошёл или не принят.
3. Платёж ушёл не туда. Деньги отнесены к одному договору, а контрагент записал их на другой. Либо перевод ещё в пути: одна сторона отметила оплату, другая не получила.
4. Разница в цене или скидке. В накладной осталась старая цена, а согласованная скидка или бонус у одной из сторон не учтены.
5. Документа нет у одной стороны. Накладная потеряна, не подписана или вообще не проведена.
6. Дубль документа. Одна и та же отгрузка проведена дважды, чаще всего из-за того, что вместо исправленной накладной ввели новую.
7. Дополнительные расходы. Доставка или упаковка включены в долг одной стороны, а другая не считает их долгом.
8. Курс валюты. Если договор в валюте, стороны могут пересчитать сумму по курсу разных дней.
9. Разница во входящем остатке. Проблема возникла не в этом периоде, а пришла из прошлого, но никто это не проверил.

Хорошо то, что почти каждая причина подтверждается или опровергается документом. Гадать не нужно.

Порядок проверки

1. Начните с входящего остатка. Если он не совпадает, сравнивать текущий период бессмысленно: сначала вернитесь к прошлому акту.
2. Положите рядом списки документов обеих сторон: дата, номер, сумма. Отметьте строки, которые не совпали.
3. Для каждой отмеченной строки запишите одну из девяти причин. Строки с неизвестной причиной выделите отдельно.
4. Сравните сумму расхождений по строкам с общей разницей. Пока они не равны, работа не закончена.
5. Запишите, какая сторона вносит исправление и на основании какого документа.

Обычно больше всего времени уходит на шаги 3 и 4, но именно они превращают «примерно так» в ответ «вот документ».

Кто что исправляет

Когда причина найдена, нужно понять, на ком исправление. Расхождение по дате и дубль документа исправляет сторона, неверно проведшая документ. Возврат вносит та сторона, которая его не приняла. Перенос платежа на другой договор просит плательщик письменным заявлением. По цене и скидке основанием служит договор или письмо о согласовании, поэтому вопрос решается вместе с отделом продаж. А по разнице курсов бухгалтер смотрит порядок, прописанный в договоре.

Условный пример

Расхождение 12 млн сумов. После сверки документов: 5 млн — груз последнего дня месяца, проведённый разными датами; 3 млн — возвращённый товар, не записанный у контрагента; 2 млн — скидка, по-разному посчитанная сторонами; 1,5 млн — платёж, отнесённый к другому договору. Итого 11,5 млн. Оставшиеся 0,5 млн пока необъяснены, поэтому стоят отдельной строкой и решаются до подписания акта.

Типичные ошибки

• Соглашаться с суммой контрагента или, наоборот, отвергать её, не объяснив расхождение.
• Сравнивать только общий остаток и не заходить в строки.
• Называть причину устно и не записывать: через месяц её никто не вспомнит.
• Исправить один раз и не изменить процесс, чтобы ошибка не повторялась. Например, нет правила проводить накладную в день отгрузки.

Вывод

Расхождение в акте сверки не обязательно чья-то ошибка. Чаще всего это сумма мелких несовпадений в датах, возвратах, платежах и ценах. Если пройти по строкам, находятся и причина, и документ, который её исправит. SkladQarz раскладывает расхождения во взаиморасчётах с контрагентом по строкам, записывает причину, документ и ответственного в реестр расхождений и передаёт проект акта, который можно показать обеим сторонам.