Товар на ответственном хранении: как отделить от своего

На вашем складе лежит товар партнёра: он оставил его на временное хранение. Или наоборот, ваш товар лежит на складе другой компании. Такой товар часто стоит в списках рядом с вашей продукцией, при пересчёте оказывается «лишним», а в учёте выглядит чьим-то долгом. Владелец не изменился, но склад начал считать этот товар своим. Ниже — как отделить товар на ответственном хранении от своего и как показывать его в учёте.

Почему они смешиваются

При ответственном хранении товар не является вашей собственностью: вы его только храните и должны вернуть владельцу по требованию. Но на практике происходит следующее:

• кладовщик ставит его на стеллаж как любой другой товар и не клеит маркировку;
• в программе он попадает в общий остаток и даже виден отделу продаж;
• при инвентаризации результат пересчёта оказывается больше книжного, и разница записывается как «излишек»;
• при сверке партнёр запрашивает свой товар, а вы не можете его найти.

Самое тяжёлое последствие — случайная продажа чужого товара: вместо возврата платить за него придётся вам. Детали ответственности читайте в договоре и обсуждайте с юристом.

Есть и обратная сторона: если ваш товар лежит на чужом складе, такая же ошибка того склада вредит вам. Раз в месяц запрашивайте у него выписку по остатку и проверяйте, совпадает ли она с вашей книгой. При возможности и с согласия владельца склада пересчитайте товар на месте.

Четыре шага разделения

1. Начните с документа. Должны быть договор хранения и акт приёма: владелец, товар, количество, состояние, срок хранения, порядок возврата. В акте обязательно записывается, в каком состоянии принят товар, иначе потом начнётся спор о повреждениях.
2. Разделите физически. Выделите отдельную зону или стеллаж и наклейте маркировку: «Чужой товар: имя владельца, номер документа». Не ставьте товар с тем же названием рядом со своим.
3. Разделите в учёте. Заведите отдельный склад или отдельный признак, не включайте его в свой остаток. Порядок забалансового учёта согласуйте со своим бухгалтером.
4. Отчитывайтесь перед владельцем. Раз в месяц отправляйте выписку по остатку: сколько принято, сколько возвращено, сколько осталось и в каком состоянии.

Для физического разделения большие траты не нужны: достаточно обозначить границу стеллажа цветной лентой, нанести линию на пол или поставить отдельное ограждение. Главное, чтобы и кладовщик, и водитель, взглянув на это место, сразу понимали, что товар не наш.

Какие документы нужны

• акт приёма: на дату поступления, с количеством и состоянием;
• выписка по остатку: ежемесячная, просмотренная и подписанная владельцем;
• акт возврата: когда товар возвращается владельцу;
• акт повреждения: если товар разбит, намок или потерян. С причиной и описанием.

Эти документы выручают и при сверке. Если владелец говорит «у вас мои 300 коробок», акты приёма и возврата отвечают за минуту.

Условный пример

На складе 500 коробок муки ваши, 300 коробок муки с тем же названием принадлежат партнёру. Маркировки нет, в программе видны только 500. При пересчёте находят 800 коробок и записывают «300 коробок излишек». Бухгалтер оприходует излишек, отдел продаж его продаёт. Через два месяца партнёр просит свой товар, а на складе его нет. Если бы с самого начала эти 300 коробок стояли на отдельном стеллаже и числились отдельно, пересчёт записал бы 500 + 300, и вопроса об «излишке» не возникло. А когда партнёр пришёл бы за товаром, акт приёма, выписка по остатку и 300 коробок на своём месте были бы готовы.

Типичные ошибки

• Оставлять товар «на время» без акта приёма.
• Ставить чужой товар на общий стеллаж.
• Оприходовать излишек при пересчёте, не проверив его происхождение.
• Не отчитываться перед владельцем: через год у обеих сторон не будет точных цифр.
• Не оформлять смену владельца товара.
• После окончания срока хранения ждать, что владелец «сам заберёт»: по окончании срока направьте ему письменное уведомление.

Вывод

Работать с чужим товаром несложно, но его нужно отделять от своего: документом, стеллажом и учётом. Если соблюдены эти три разделения, при пересчёте не возникает «излишков», а владелец не задаёт вопросов в акте сверки. SkladQarz считает на вашем складе собственный товар, комиссионный и принятый на ответственное хранение отдельно, составляет список по владельцам и записывает расхождения с причинами в реестр.